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第5节 把正在操作中的文件放进透明文件夹中

  对于正在办理中的文件,最好的整理工具就是透明文件夹。既不需要把文件装订起来,必要时又可以在桌上摊开,不需要时随时可以丢弃,如需加上新的纸页也很方便,无色、透明的文件夹最好用。
  
  正在办理的文件,最好根据项目分开保存,只要是和这个项目有关的东西,统统放进去,如一个放不下时,可分为几个摆放,或使用那种有透明口袋的大文件夹也可以。
  
  使用透明文件夹时如注意到以下细节就更好了:
  
  (1)    给透明文件夹加上封面
  
  封面可用A4纸,上面写清项目和合作方名称,以及开始日期
  
  (最好用6位数,如080801),这样的话,就算有很多类似的文件夹也不容易弄错。
  
  所谓封面,也就是夹进此文件夹最上面的那张纸,用WORD文档的固定格式打出来放进去就可以了,我因为经常用到,所以把这个固定格式的模板保存在电脑的桌面上了。
  
  当然,有时没有封面也能知道其中的内容,但毕竟有封面的话,可以对内容一目了然,也不必再一一翻看,因为那些翻看的时间也算是白白浪费掉的。为了减少时间的浪费,请给透明文件夹里的内容加上封面吧。
  
  (2)    保管在大文件夹内
  
  透明文件夹建议竖着放进大文件夹内进行保管,因为会频繁用到,所以就把它们摆放在办公桌附近吧,如文件柜上等。
  
  要是办公桌附近没有摆放的地方,也可以把大文件夹整个地放进办公桌的抽屉里。
  
  把透明文件夹放进大文件夹时,如果数量不多,也就无所谓什么顺序,如果数量比较多的话,为了避免日后找起来麻烦,就需要进行适当的分类。
  
  比如说,有一种方法叫作“使用频度分类法”,此分类法很有名,野口悠纪雄先生的《超整理法》一书中也有过介绍。
  
  其实做起来很简单,就是“凡取出一份文件,还原时都从左侧摆放”,其结果是,使用频率高的文件,都集中在左侧。
  
  如果大文件夹都摆满了,就可以把位于右侧的、使用频率低的文件归为“已办理、需保存”的那类或直接处理掉。
  
  不过,别忘了上述方法只适用于“正在办理的文件”,平时基本用不到的“已办理、需保存”类文件最好还是按项目或内容进行分类,然后按照五十音图的顺序排列起来比较好。
  
  

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