请求书、合同、企划书以及准备仔细阅读的邮件等，最好用双层托盘来摆放。页数很多的话，可放进透明文件夹中，因为都是近期要处理的文件，所以托盘应放在办公桌上显眼的地方。
　　
　　双层托盘的上层放新文件，下层放旧文件。具体的顺序就是“新到文件”——“保留文件”——“待办文件”——“已办文件”，总之，是按照时间来排序的。
　　
　　“新到文件”指那些刚收到的文件或传真等等，明显没有用的就丢弃，剩下的先放进托盘上层，等有空时再办理。办理时如果遇见一些问题，无法马上办完时，就把它们放进“保留文件”的托盘里去吧。