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第4节 统一大小和形状

  文件、发票等有各种大小和形状,一般来说,用A4纸打印的文件最多,邮件有明信片大小的,一些项目的详细进度表往往是用A3纸打印的。
  
  我建议,尽量把文件统一成A4纸那样大小比较好,如果文件大小不一,看上去会不整齐,还很容易弄丢。比如一些大尺寸的文件中常常会夹杂着小纸页,不小心就会把小纸页弄丢。再说,购买用于整理的文件夹时,如都是A4尺寸的,也比较统一,还可以节约成本。
  
  实在有大尺寸的资料,就把它复印成A4尺寸再保存吧。从杂志上剪下来的信息、或是写在小记事本上的内容,如果比A4小,我建议要么把它们输入电脑,要么用订书机订在A4纸上。
  
  我个人很喜欢用订书机,不光在把文件装订成册时用,想把一些小纸页固定到A4纸上时,我一般不用胶水,而是用订书机一订就好了。
  
  我还建议,把大文件夹的颜色也统一起来吧。比如说,蓝色的用于存放“预算”类的,黑色的用于存放“资料”类的,这种方法很有效。但如果颜色种类太多,连本人都想不起来“某种颜色代表什么内容”时,那就失去意义了。
  
  总之,规则要简单到不费脑子的程度,才是最好的。
  
  

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