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第3节 “正在办理文件”和“需保存文件”的整理方法

  我自己工作时,喜欢用两层的小托盘和透明文件夹来存放“正在办理文件”。
  
  每收到一份新的文件,我就把它放在小托盘的上层,能办理的尽快办理,办完就处理掉,没办完就先保存起来。
  
  正在办理的文件,我喜欢把它们保存在透明文件夹内,因为透明文件夹既便于携带又一目了然。这些文件夹也应尽量放在办公桌的附近,以便于伸手就能拿到。
  
  关于“已办好、需保存”的文件,我也把它们大致分为三类:
  
  ①近期需要用到的
  
  ②需要存放起来的
  
  ③不知以后是否需要,暂且保存起来的
  
  对我来说,“近期需要用到的”东西包括经营数据统计表、市场统计表、企划书等等。也包括眼下暂时用不到,但下个月,或几个月以后将要用到的文件,这些我都会放在透明文件夹内。
  
  “需要存放起来的”文件,包括合同、发票等重要文件,我会把它们按类别分别放进口袋式透明文件夹内保管。一些较少用到的文件,我会把它们按内容分类(如企划书、请求书等),放进抽屉里保管。
  
  “不知以后是否需要,暂且保存起来的”文件,往往和工作有关,“现在不需要,但不知哪天也许会用上”,这类文件因为平时用得不多,所以没必要整理得很细,只需要把它们保存在文件夹中,用纸箱装起来就可以了。到了年底大扫除时,越是箱子下面的文件,越可以先丢弃。
  
  至于那些既不属于“正在办理”、又不属于“需要保存”的文件,直接处理掉就可以了。
  
  

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