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第2节 文件分为“正在办理状态”和“保存状态”

  文件一般可分为两类:
  
  正在办理状态:与目前手头工作有关的、或是看过后决定保留的文件。
  
  已办、需保存状态:已处理完毕、但仍需要保存的文件,如合同、发票等。
  
  也就是说,正在办理的文件,等到办理完毕后,要么变成第二种状态,即需要保存起来,要么就应及时丢弃。整理时最基本的步骤就是-——首先把文件大致分为以上两类。
  
  正在办理的文件因为使用频率高,应尽量摆放得离手边近一点,以方便随时拿到。文件用完后应及时存放,存放时也应尽量使用透明文件夹,这样可以对文件内容一目了然。
  
  而那些已办好、需保存起来的文件,因为不常用,建议放进书橱或纸箱内保存。如果放进大文件夹保存的话,应在文件夹侧面贴上标签,标上内容,做到一目了然。
  
  只要做到上述几项,就可以说达到了整理的效果,可以确保您工作时“需要的物品”都集中摆放在您手边了。
  
  

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