好文章都是修改出来的，这句话不光适用于文学领域，同样也适用于行政机关公文的写作。在《论语·宪问》中有孔子的这样一段话：“为命,裨谌草创之,世叔讨论之,行人子羽修饰之,东里子产润色之。”这段话是孔子对郑国行政公文制作过程的描述，意思是，郑国每份文件的写作，都由裨谌先起草，然后由世叔来推敲并提出修改意见，再交给负责外交的子羽来进行具体修改，最后由子产来润色。孔子尤其向弟子们重点介绍这样的事情，显然赞许这种郑重对待公文而不厌其烦修改的做法。

在公文写作中，从一开始的起草阶段就需要加以修改。这时的修改，主要表现在对概念表达、判断表达、推理逻辑和客观事物的陈述是否准确和鲜明上，同时，也需要作者注意到文章的前后衔接、过渡、关照等方面。通过这个阶段的修改，文章能够获得良好的草创结构和初步内容，形成进一步修改的基础。

由于初步的修改难免会局限于上述具体问题、或只体现在文章的局部，因此难以彻底解决全文存在的问题。因此，在草稿完成之后，还需要进行全面修改，即通观全局，并从这一高度着眼，对文中的材料进行精炼、疏通、弥漏、补缺、更换和调整，语言文字的细致润色也是在这一阶段完成的。

总体看来，公文的修改起码可以分为如此两大阶段，而在这两阶段中，修改者的态度和认真程度将同公文最终质量水平有着密不可分的联系。

内容修改的出发点

具体来看，公文的修改方法主要包括下面几种：

一是修改思路。公文写作，作者又怎样的思路是基础。在开始修改之前，应该仔细回顾写作思路，再结合具体文字看思路是否正确，如果发现思路中存在偏差等问题，就要进行重新梳理，甚至改弦更张。

二是修改主题。主体如果不明确，公文的整体意图就会显得含糊。修改时应该看材料的主标题是否准确、中心思想是否明确、文章内容是否的确符合主题的要求。

例如，在转发性质的文件中，有些机关的文字秘书将不同层级或者部门转发过的文件标题全部都列出来，结果导致标题里面的逻辑关系相当复杂。

一次，某局拿到从上级部门转发省里相关业务部门的通知，根据局领导指示，办公室要将其转发到基层部门，新负责公文起草工作的李秘书写完文章，没有多想，直接把“关于转发XXX《关于转发XXX<关于xxx的通知>的通知》的通知”这种标题冠在文章前面，而其后的修改也根本没有注意到标题。

当领导看到这样的标题时，只是摇了摇头，表示难以理解。然后原样退回办公室，让李秘书重新修改。

事实上，这样的标题在逻辑上没有问题，也没有产生原则性的错误。但正因为只是注意原则规定，而忽视了公文主题的修改，结果出现了标题上的冗长和累赘。实际上，遇到转发三个层次以上的公文情况，可以在修改时直接用“转发+最高层次上级名称+所转公文标题”的形式就能直接作为标题，并清晰地体现主题。

三是修改观点。观点是为主题服务的，如果观点正确，就能让公文的论证过程站住脚，而在检查观点时，既要看是否符合客观实际，也要看是否符合法律法规与党和国家的法律政策。对其中存在脱离实际或者老生常谈的观点，应该果断删除修正，并重新进行总结和提炼。

四是修改逻辑。逻辑是文章内部的神经脉络，如果出现混乱就会导致整篇公文的健康状况大受影响。在修改公文时，要注意对逻辑结构加以考察，判断其结构是否严谨、编排是否有序、前后表达方式是否存在颠倒矛盾的情况、内容是否和主题相互脱节等等。如果发现文章中存在类似现象，就应该及时果断地进行调整，从而理顺逻辑关系。

如XX省人民政府办公厅《关于深化“四风”整治、巩固和拓展党的群众路线教育实践活动成果的实施意见》的初稿中，作者在开头段这样写道：

“为了进一步深化‘四风’整治，进一步巩固和拓展党的群众路线教育实践活动，现就我省深化‘四风整治’工作，提出如下实施意见。”

但在修改过程中，作者发现“进一步深化‘四风’整治，进一步巩固和拓展党的群众路线教育实践活动”本身就是标题所示的公文主旨，却因为放在“为了”字结构中而和活动目的相互混淆，逻辑上变成“为了深化整治，现就深化整治提出意见”的错误关系。为此，作者对之进行修改如下：为了总结利用好教育实践活动的宝贵经验，始终保持反“四风”的高压态势，现就我省深化“四风”整治、巩固和拓展教育实践活动成果，提出如下实施意见。

这样的逻辑，才显得规范和科学，也让修改真正落到了实处。

从多方面入手修改

除了上述方向的修改之外，作者还有必要在素材、文字语言和格式方面进行改动。

将公文选材中那些缺乏直接主题感的“原料”删去，而将可以直接体现主题思想的“真材实料”予以保留，整篇材料会因此显得更加精炼与丰满；

还应确保公文中的语言词句精准、到位，语句清楚而通顺，不能出现语病或歧义情况，看起来模棱两可的词句也应删除。

例如，“同意你机关第三次党员大会选举产生的第三届委员会由六人组成”，这句话中“同意……委员会”和“委员会由六人组成”成分杂糅在一起，并没有准确地表达内涵。可以修改成为“同意你机关第三次党员大会选举产生的第三届委员会，委员会由六人组成……”。

又如“近年来，我市居民家庭汽车保有量数字迅速增加，其中原因是由于城市文明指数不断进步、居民平均收入迅速提高。”其中，“由于”表示了原因，而可以去掉“其中原因”这样的重复词语。

对字词和语句的修改，应该确保原意能够更好体现，同时保证句子成分完整而不残缺。这样，公文才能既有丰富的思想内涵，也有规范整齐的文字外在。

最后，是对公文格式的修改。每个公文文种都有其固定格式，格式如果缺乏规范性，就会导致公文的权威和严肃性丢失。而公文内在的套路，则也随着文种的不同而有较大差异。因此，在修改材料过程中，还要注意对材料外在格式和内在套路的调整，如果发现不符合材料本身特点的格式与套路，就要及时纠正，使其符合材料的主题内容。