公文的布局，在一定程度上被写作者忽视了。其中有着写作者自己的问题，也有公文本身特点的原因。不少通用公文种类，因为其内容单一，在长期实践中产生了固定结构，就不需要由写作者自行设计布局。

结构布局的种类

这种固定结构的外形布局，主要有下面几种：

第一是篇段合一式。即整篇公文只有一段，由独立的一段文字形成一篇公文。这种体式主要用于：命令、公告和内容简单的决定、函等。

第二是概要分条式。即在公文开篇前进行概要揭示，对全文的中心内容加以概括说明，之后，再根据文章内部的若干问题依照主次顺序进行先后分条的叙述，并于其中用数码序号进行标明。这样的格式通常运用在下行公文中，包括通知、指示、通告、公告或者稍微复杂的决定和决议等等。

第三是分别列小标题的格式。这种格式将整篇公文分为若干的段落，其中每段的中心内容，可以分别归纳成为不同的小标题。例如指示性的通知、决定、决议、通报等可以采用这种结构。

第四是全面分块格式。将全文划分成为几个大部分，然后相对独立并各自成为章节。采用这种形式的公文包括工作总结、报告等等。为了能够将分块的部分划分清楚，在其正中位置标上带有括号的（一）、（二）、（三）等序号。

第五是转发格式。即利用批转、转发或者转述的格式，将上级或者平级部门的来文转印给下级机关。这样，整篇公文就形成了引用转发的关系。

第六是以章、条、款分列的方式设置公文格式。即整篇公文以章来区分之外，还要在章的内部设置条和款，这样，内容之间隶属关系相当清楚。一些常用公文如章程、规定、规则、办法、细则等公文都采取这样的布局格式。

内容布局的种类

有外在的布局格式，同样也有内容的布局格式。内容布局格式，主要围绕公文具体内容而来。

例如，在“批复”种类的公文中，通常的结构为在公文开头说明已经收到对方请示，并在其后的部分表示同意或否定相关事项，如果是否定的，还应该说明具体的理由，最后，再用特此批复作为结束语。这种格式可以总结为“答复问题”结构。

国务院关于同意将山西省太原市列为国家历史文化名城的批复

国函〔2011〕28号

山西省人民政府：

你省《关于申报太原为国家历史文化名城的请示》（晋政〔2009〕25号）收悉。现批复如下：

一、同意将山西省太原市列为国家历史文化名城。太原市历史悠久，文化底蕴丰厚，历史遗存丰富，城市建设特色突出。（下略）

除此之外，还有“提出”问题结构，如情况简报、通报等公文；“提出——解决”问题结构，如公告、函、决议、通知等；“提出——分析——解决”问题的完整结构，如指示、指示性通知、报告、决定、决议；以及将上述四种内容结构打乱，重新结合在一起，针对不同的单独问题再提出、分析和解决的内容结构。

但问题是，如果只会做这种具有固定结构的公文，并不能让你足以应对任何任务。尤其是写作那些内容较为复杂的公文，其结构上应该有着不同设计，从而完成公文应该承担的任务，在这种公文中，依样画葫芦地采取“三段式”“四段式”就显得过于笨拙，有必要更多具备技巧地来谋篇布局，而这就离不开做好段落和段落之间的衔接。

做好段落衔接

段落衔接，是指不同公文内容层次之间做好连接与转换，从而起到承上启下的作用。通常情况下，运用过渡方法进行衔接是最稳定可靠的。其中，可以用的过渡词包括“总之、为此、可是、相反、据调查、由此可见”等，过渡句则包括“现请示如下”“分以下方面进行说明”等等。

当然，即使是较为复杂的公文，也不需要在所有段落都进行过渡，而是集中在下面两种情况：

首先是内容转换时的过渡。在公文写作中经常有在讲述完某个方面的问题之后，接着分析另一方面的问题，这两方面之间经常是对立的，因此，需要上下文之间进行自然地转折过渡。

例如，在一篇工作总结中，作者先是列举了本机关取得的成绩，然后用了下面的过渡段进行转换：

“在成绩面前，我们同样也应该清楚地看到，无论我部门在具体的业务工作上，还是在日常的行政工作上，都存在着一些值得反思和改正的问题。这些问题主要包括……”

采用这样的过渡段落，能够让前后两方面不同的内容衔接在一起，让整篇公文显得自然合理。

其次是总分结构下的过渡。即从公文最前的概述内容转换到分述时，需要进行过渡。例如，某机关的年度工作计划，先是用最开头的段落提出全年工作的总体指导思想，然后分别在每个段落采取过渡语句来具体提出人事、业务、纪律、学习等不同层次的工作计划。这样的过渡显得平衡而匀称，符合公文本身的特点。

加强关照和呼应

除了内容中的衔接之外，公文也需要文章在不同部分的相互关照和积极呼应。这样，文章的内容布局才能得到有效串联，不至于显得相互脱节，而会更加浑然一体。

一是采取标题和内容对照的方法。公文的标题应该照应文章主要内容，而内容尤其是开头内容，则同样也应该照应标题。其中，例如批复、请示和报告这样的文种，更是要通过在标题上直接表明公文的核心内容。

二是采取开头和结尾进行密切关联。文章开头和结尾双方相互呼应，做到内容一致。下面是一篇部署企业安全检查工作的通知：

关于XXX市厂矿企业安全生产大检查工作的通知

XXX部门：

为了解和掌握2012年第一季度全市企业安全生产工作情况，部署落实安全生产工作，结合年度安全生产监督管执法计划，经研究，拟于近期在全市范围内开展一次安全生产工作检查。现将有关事项通知如下：（下略）

这段文字在开头即表明通知的主题内容，开门见山，让公文主题得以直白展现。而在通知的结尾，作者写道：“通过本次安全生产大检查，将进一步加强安全生产管理，有效防止重大事故发生，促进安全发展、科学发展。”

可见，通知结尾处是对开头处的呼应，起到前后对应的效果，更好地强调了安全检查的重要性，加深了公文接收者的印象。

三是采取前后照应的方法。即在公文后面的内容中和前文内容相互对照。例如，在写作一篇社区文化建设情况的调查报告时，作者先是列举和分析了当前本地社区文化建设存在的三方面问题，随后提出了解决问题的办法，并同之前的问题一一对应。如果没有采取这样的照应方法，就会导致文章内容中断，整篇文章结构也就失去了严密性。

无论是公文的布局还是衔接，都是为了体现内容本身所使用的手段，用好这些手段，更好地为自己的写作能力库中储备多样的“武器”，就能体会到公文写作的成就感，并从中获得形式美和内容真的双重乐趣。