行政公文有不同的体裁文种，除了通用的13种法定文种之外，还有大到总结、计划，小到便函、条据之类的事务性公文，这些事务性文种有着更多名目，例如方案、安排、刚要、简报、研究、声明、白皮书、规章制度、表扬信、慰问信、感谢信、推荐信、倡议书、申请等等。

有如此之多的体裁，决定了写作者不仅要能写，更要善于选择和分辨，能够明确自己应该选用怎样的文种，包括文种在使用时是否应该具备应有的格式，是否对语言文字有特殊要求等等。而一旦在撰写公文时选错公文文种，也就等于犯下低级失误而会贻笑大方。

为了能选对公文文种，公务员必须熟悉选择的方法。

根据行文目的来进行。

了解行文目的，不仅能够确定文章的主题，更能确定文章的种类。例如，同样是上级向下级布置工作，如果行文目的主要在于决定重大行动、重要事项，或者是为了对有关单位及人员进行奖惩，就应该选用“决定”。而如果是为了将相关公文批转给下级单位，或者对某些事项进行传达要求，就应该选用“通知”。

例如，下文之所以选用通知，是因为只是对事项的传达，而不是重大决策。

XX县人民政府办公室关于组织集中开展2015年无偿献血活动的通知

各乡镇人民政府，县政府各部门、各直属机构，XX业园区管委会：

为践行社会主义核心价值观，弘扬“人道、博爱、奉献”的红十字精神，保障我县临床用血安全充足，构建高效、有序、可持续发展的无偿献血平台，根据《XX市人民政府办公室关于印发2014年XX市无偿献血招募计划的通知》（滁政办秘〔2014〕74号）精神，经县政府同意，组织集中开展无偿献血活动。现将有关事项通知如下：

一、献血时间及地点

集中献血时间为2月中旬--4月中旬，采血车停放地点：老法院门西侧；采血车负责人：xxx；联系电话：xxxxxxx（献血者数量超过20人及以上的单位，建议提前与献血车负责人联系，安排献血车就近采血）。

二、献血单位及任务计划

1、本次参与集中献血单位为全县各乡镇、县直机关、事业单位及企业。

2、任务计划：各乡镇、县直机关及事业单位按单位在职人员总数的10%组织献血；企业按职工总数的8%组织献血。

三、献血注意事项

1、献血时须携带本人有效身份证件，多次献血者请携带《无偿献血证》。

2、献血前一天请注意休息，不要饮酒，不要熬夜，保证睡眠充足。

3、献血前请不要空腹，可吃一些清淡食物。

在通知中，将献血有关的详细事项列举清楚，体现出了行文用于“开展无偿献血”这一活动的直接目的。

根据行文对象和行文机关之间的关系加以选择

即使是关于同一事项，如果行文对象不同，应该选用的文种也就有所不同。例如，为了获得某项行动的支持而向上级机关行文，就应该用“请示”，如果是向同级机关行文，就应该用“函”。

×市统计局关于请求拨款的函

市财政局：

我局原有132m2砖瓦结构车库(平房)一处，因年久失修于今年雨季突然倒塌，急需修复。经测算，共需资金30万元。因我局除财政拨款外无另外资金来源，故请能予临时拨款为盼，以便解决车辆越冬之急需。

以上，望关照。

附：维修图纸与预算

××市统计局

由于统计局和财政局属于平级单位，就工作事项使用“函”是正确的文种。但在现实工作中，一些单位因为对方掌握着“财经大权”或“人事大权”，而将“函”变成“请示”“报告”等等文种，这是非常典型的对公文文种的错用。

根据行文对象的具体数量来决定文种

例如，“通告”应该是在一定社会范围内使用的，而“公告”则是向国内外范围宣布的重要事项。

北京市新闻出版局通告

《北京市国内新闻单位驻京记者站管理规定》已于1993年12月17日经市人民政府批准（京政法发〔1993〕73号），现予发布施行。

北京市新闻出版局

由于面向的是“北京市国内新闻单位”这一特定社会群体所发布的信息，因此采用了“通告”。相比之下，使用“通知”和“公告”则有所不妥，“通知”应该是政府上下级之间的指令关系，“公告”则更多使用与面向国内外范围。   

问题究竟出在哪里？

虽然有上述原则，但在实际公文写作中，还是经常出现由于写作者的失误，导致文种被错误使用，结果破坏了公文应有的法定效力，或即使具备法定效力也达不到行文应有的目的与效果。

1996年7月，某县遭受相当严重的洪涝灾害，损失惨重，第二年春季又遭受了冰雹灾害，发生更加惨重的损失。然而，该省在实施救济时，并没有将该县放入重灾地区来给予政策，第一批救济的经费只发给了40%，而邻县受灾程度较轻却还得到了60%。这种情况引起了该县部分干部群众的不满意，认为是县政府领导并没有认真向上反映。但事实上，该县对救灾工作并没有什么疏忽，而是及时将受灾的损失和需要解决的问题全部都已正式的上行文向省委和省政府做出反映。

原来，该县上报的公文标题是，“XX县委、县政府关于我县遭受特大洪涝灾害情况的报告”。这篇报告的内容汇报不可谓不详细，包括雨量多少、水位超过警戒线多少米，水灾造成的财产损失以及抗洪救灾的措施和典型事例等等，最后才是要求省委和省政府解决的问题。结果，按照“报告”类公文的处理程序，省委办公厅将之交给省委秘书长签字并转省委救灾办处理，而救灾办也并没有将那些问题单独拿出来进行特别对待……

在案例中，文种使用不当引起了最终的错误。事实上，“报告”和“请示”不同，报告文种的目的在与向上级机关进行工作的汇报、情况的反映或者提出建议和答复询问。而该县如果需要获得救济，写作者应该选择“请示”这样的文种，才能获得上级机关的指示和批准。正因如此，在《党政机关公文处理工作条例》中明确规定“请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。”无论是用“报告”取代“请示”，还是将”请示报告“连在一起作为生造的文种使用，都会导致工作失误。

类似的错误还有不少：

一是向有关的平行职能部门请求批准事项，本该用“函”，但却用了“请示”。例如，有单位写公文给财政局或人事局，选用的公文种类就应该是“函”，而并非为了显示对其职能的尊重就选择“请示”。

二是上级机关对下级机关进行评选、表彰或者批评，强调的是教育性，应该用“通报”而并非“通知”。例如，在“XXX局关于2006年业务骨干能手评选情况的通知”中，就是讲“通报”文种错用为“通知”。

三是对事务类公文不同种类中各个类型之间的区别不熟悉。例如，同样是计划文种，规划、计划、方案、预案之间就有所差别，而同样是规章制度文种中，规定、规则、规范等区别也应体现在实际写作中。

公文文种固然复杂，但找准使用的依据，恰当选择文种并正确拟稿，这样，写作者就能越来越熟悉不同文种之间的异同点，从而有助于自身工作实践中的规范撰稿。